Na kraju ovog modula moći ćete:

• Steći osnovna znanja o digitalnoj komunikaciji i njezinom trenutnom kontekstu.

• Identificirati glavne komunikacijske probleme u digitalnoj eri.

• Unaprijediti komunikacijske vještine u digitalnom okruženju iz perspektive menadžmenta, prema perspektivi zaposlenika/radnog tima. Praktični vodič za poticanje učinkovite komunikacije u radnom okruženju.

Širenje korištenja interneta u posljednjih nekoliko desetljeća donijelo je duboke promjene u načinu na koji komuniciramo.

Većina nas možda već zna da je digitalna komunikacija svaka vrsta komunikacije koja se temelji na korištenju tehnologije. Postoji mnogo kanala i oblika digitalne komunikacije. Na radnom mjestu, na što ćemo se usredotočiti u ovom modulu, može se, između ostalog, kretati od slanja e-pošte, razgovora u chatu sa svojim radnim timom ili online profesionalnog sastanka putem neke platforme.

No, znamo li kako imati učinkovitu digitalnu komunikaciju na radnom mjestu i kako iz nje izvući maksimum?

U ovom modulu ćemo se usredotočiti na to kako poboljšati digitalnu komunikaciju, a time i koordinaciju s drugima, razvijanjem potrebnih vještina koje će pomoći pokretanju učinkovite digitalne komunikacije u radnom okruženju.

Trenutačno, nakon krize COVID-19, ubrzali su se procesi digitalizacije tvrtki, što je dovelo do uspostavljanja novih metodologija rada na daljinu, obuhvaćenih novim pojmom Pametan rad, u kojem radni timovi postaju virtualni.

Stoga treba napomenuti da je ova vrsta digitalne komunikacije danas nova norma, u kojoj uz poznavanje određenih vještina i digitalnih alata, moramo naučiti i kodekse ponašanja komunikacije u postojećem digitalnom okruženju, te raditi na naše meke komunikacijske vještine, za postizanje učinkovite komunikacije koja je temeljna za timski rad i koordinaciju s drugima, profesionalni razvoj pojedinca, kao i za privlačno, produktivno i ugodno radno iskustvo, a zauzvrat se prilagođavamo novim okolnostima i radnih izazova u kojima živimo.

Za postizanje gore navedenih ciljeva vrijedno je znati da digitalna komunikacija ima inherentne karakteristike, prednosti i nedostatke u usporedbi s komunikacijom licem u lice na koju smo odavno navikli. Digitalna komunikacija je brža, interaktivna, decentralizirana, više participativna, manje hijerarhijska. Iznad svega, omogućuje nam trenutnu interakciju, eliminirajući fizičke prepreke koje su nas prije mogle uvjetovati. Jedna od njegovih osobitih karakteristika je da ga obično ne prati neverbalni jezik koji prati tradicionalnu komunikaciju, što postavlja nove paradigme.

Prema tim karakteristikama, pogledajmo u sljedećoj cjelini koji su najčešći problemi koji mogu nastati putem digitalne komunikacije na radnom mjestu.

Komunikacijske prepreke su one koje sprječavaju slobodan, jasan i učinkovit prijenos informacija ili poruke. Pogledajmo u digitalnom radnom okruženju koji su najčešći problemi koje možemo pronaći u našem timu.

• Zahlađenje međuljudskih odnosa u virtualnom radnom timu: Nedostatak kontakta u virtualnom radu ili digitalnoj komunikaciji može dovesti do osjećaja izoliranosti, usamljenosti i zahlađenja timskih odnosa, što može negativno utjecati na pojedinca, utjecati na njegovu dobrobit, produktivnost i samo radno okruženje.
• Problemi u tumačenju poruke:Digitalnu poruku je lako pogrešno protumačiti. Kroz ovaj medij se ne vide neverbalni signali komunikacije, kao što su ton glasa, naglasak, geste ruku, ton lica, položaj tijela itd., koji obično prate interpretaciju informacija. To može dovesti do pogrešne interpretacije poruka ili informacija, u kojoj na kraju dajemo subjektivnu ili osobnu interpretaciju primatelja (na temelju njegovog emocionalnog stanja. Čujemo i vidimo ono što emocionalno prilagođavamo), gubeći početnu učinkovitost ili objektivnost primatelja. poruka.

• To stvara lažnu sigurnost/hladnoću:Za mnoge ljude fizička udaljenost digitalne komunikacije stvara osjećaj "lažne sigurnosti", koju komunikacija licem u lice ne pruža, te čini da se osjećaju sigurnije, kao da digitalna komunikacija nije "stvarna", a može se manifestirati. "agresivnije" ponašanje ili izvjestan nedostatak opreza u komunikaciji, zaklonjen medijem i distancom. Lakše im je izraziti se kroz ovu vrstu medija nego kada moramo nekoga pogledati u oči i podijeliti svoje osjećaje ili mišljenja.
• Neposrednost/trenutnost poruke: Perspektiva trenutne komunikacije stvara dodatni pritisak za kompenzaciju prisutnosti, što često može dovesti do brzog pisanja, brzog odgovora, što može pretvoriti ono što bi trebao biti promišljen odgovor, u reakciju, što zauzvrat može dovesti do nepromišljenosti koju je teže ispraviti intrinzičnim karakteristikama digitalnog medija.

• Postojanost poruke ili digitalnog otiska: Digitalni medij, osim što ima višestruke prednosti, ima posebnost što ostaje u elektroničkom mediju, što znači da poruke koje šaljemo ili razgovori koje vodimo i sl. ostaju reflektirani u mediju i ostaju u digitalnoj podršci , za razliku od tradicionalne komunikacije, za koju bismo mogli reći da je „efemernija“.
• Upotreba rječnika s određenim značenjima: Jezici, tehnički izrazi, anglicizmi, kolokvijalni jezik, simboli s više od jednog značenja, loš izraz i sl., koje primatelj iz različitih razloga može drugačije tumačiti ili ih uopće ne razumjeti, što dovodi do izobličenja poruke primimo ili koje smo namjeravali prenijeti.

• Nedostatak jasnoće u uputama i ciljevima:Jasnoća informacija i smjernica u digitalnom okruženju je od iznimne važnosti. To je ono što će omogućiti timu da ih pravilno slijedi i postigne predložene ciljeve.
• Nema saznanja o poslu koji obavljaju drugi:Mnogo puta nemamo odgovarajući alat za tu svrhu. Taj osjećaj može biti i zbog nedostatka fizičke prisutnosti na koju smo tako navikli, te suživota u novom okruženju u kojem je prisutnost virtualna.
• Nedostatak odgovornosti i samostalnosti: Autonomno upravljanje vremenom i samodostatnost ključni su za izvedbu u današnjim digitalnim radnim okruženjima, čimbenik koji zauzvrat utječe na koordinaciju s ostatkom tima.

• Nesporazumi unutar multikulturalnih timova:Jedan čimbenik koji treba uzeti u obzir je poruka u multikulturalnim digitalnim okruženjima, u kojima nemaju svi iste interpretativne kodove ili komunikacijsko ponašanje. Otuda i potreba za radom na učinkovitoj digitalnoj poruci, asertivnoj i prilagođenoj mediju i okruženju.
• Nedostatak povratnih informacija: Povratne informacije u digitalnom radnom okruženju pomažu fluidnosti i sinergiji komunikacije, u ovom mediju bitno je održavati razmjenu informacija koja nas uvijek drži u tijeku, a u kojoj je poznato da se naše informacije primaju, čitaju i razumiju .
• Utvrđen nedostatak općeg digitalnog jezika:Digitalni jezik je vrlo noviji u usporedbi s poviješću tradicionalnog jezika koji svi poznajemo i koji smo naučili. Za ovaj novi digitalni jezik još uvijek nije uspostavljena zajednička formalna osnova koju svi možemo slijediti i tumačiti prema zajedničkom standardu, što može dovesti do različitih tumačenja.

Kao što smo već vidjeli, virtualni radni timovi izloženi su brojnim poteškoćama koje često usporavaju rad i onemogućuju pravilan napredak. Kako bi se spriječilo da ove neugodnosti utječu na radni tim, njegove projekte i ciljeve, važno je osmisliti strategije kako bismo ih znali prevladati.

Asertivna komunikacija na digitalnom radnom mjestu od vitalne je važnosti za postizanje profesionalnih ciljeva kako individualno tako i kao dio tima, te u svim područjima poslovne komunikacije, od menadžmenta do komunikacije između zaposlenika ili s kupcima.