При завършване на модула Вие ще:

• сте се запознали с някои от най-важните ИКТ (информационни и комуникационни технологични) инструменти в бизнес среда, както и с техните характеристики и ползи.

• можете да поощрявате сътрудничество и екипна работа чрез ИКТ инструменти.

• решавате проблеми възникнали при комуникацията при дистанционна работа.

• осигурявате добра атмосфера в работния екип чрез ефективна комуникация.

ИКТ инструментите се доказаха като ефективен съюзник в много сектори: от управление на бизнеса до международна комуникация или ежедневен живот. По този начин използването им за подобряване на работата в екип и комуникацията е наистина добър ресурс. Повечето компании днес са се обърнали към работата в екип и сътрудничеството като метод на работа. Това носи много предимства, сред които:

• Талантите и уменията на всеки работник се признават и използват.
• Наличието на по-голям брой разнообразни идеи води до повече възможности.
• Нивото на обвързване и участие в екипа се повишава, като по този начин се насърчава добра работна среда, доверие и ефективност.
• Естеството на сътрудничество означава, че всички членове работят заедно, така че индивидуалните слабости на всеки служител могат
• да бъдат динамично подобрени.
• Единството е сила: Обединявайки всички силни страни, умения и знания на всеки един член на екипа, ще постигнем екип с по-голям потенциал от частите му поотделно.

Технологичното развитие през последните години е толкова значително, че сега е трудно да си представим една компания и нейната дейност без ресурси като платформи, системи и приложения, които да гарантират нейните услуги. Независимо дали са МСП или големи компании, ИКТ ресурсите са много полезни по отношение на разпределението на работата и сътрудничеството.

Светът на ИКТ е много голям и разнообразен и е невъзможно да се класифицират всички в един списък, но ето няколко, които да помогнат за насърчаване на екипната работа.

Инструментите за управление на проекти са съществена част от процеса на управление на екипа. Благодарение на тях можем да осигурим доброто разпределение на задачите между колегите. Сред най-известните ИКТ за управление на проекти можем да посочим следните:

· : Asana е уеб-базирана платформа, която може да помогне за планирането и организирането на всичко, свързано с работата в екип. Освен това може да действа и като инструмент за сътрудничество. Той координира задачите, споделя, планира, организира и проследява напредъка на проекта, по който работи всеки член на екипа.

· : Тази платформа за управление на проекти позволява на потребителите да работят върху повече от една задача едновременно. Можете да споделяте файлове, да създавате списъци, календари и графици, проектно онагледяване (kanban boards), фактури и др. Това прави проследяването на задачите лесно и динамично.

• : Тази безплатна интелигентна платформа е предназначена за екипи, позволявайки да планирате срещи, да обменяте файлове, да планирате проекти и много други опции. Този софтуер за управление на проекти предоставя всички необходими инструменти.

•: Това онлайн облачно решение предоставя функции за управление на различни аспекти на бизнеса. Неговите услуги включват списъци със задачи, управление на времето и крайните срокове, споделяне на файлове и съобщения, наред с други.

Комуникацията е ключова във всяка работна среда. С настоящата ситуация с Covid-19 много компании бяха принудени да прибягнат до дистанционна работа, така че комуникацията стана сложна и изкуствена. За тази цел имаме налични платформи за подобряване на обмена на информация, като например:

  · Skype: Платформа за видеоконферентна връзка с отлично качество. Нейните услуги включват онлайн разговори (аудио или видео), чатове, конференции до 50 души, насрочване на срещи и други задачи.

     · Zoom: Тази услуга за видеоконферентна връзка се превърна в една от водещите платформи в областта. Подходяща е за екипи от всякакъв характер. Платформата взаимодейства във виртуално работно пространство, извършва видео или аудио разговори; има възможност за чатове на живо и записване на сесии, за да се гарантира, че нищо няма да е пропуснато.

· Microsoft Teams: Това работно пространство има опции за срещи чрез чат, видео или разговори. Освен това ви позволява да съхранявате документи, снимки, видеоклипове и история на чатовете. Персонализирайте и конфигурирайте работното си пространство с приложения, за да организирате ефикасно работата си.

Хранилището на документи е пространство, където документите се съхраняват, управляват и организират така, че членовете на целия екип да имат достъп до тях, когато е необходимо. Управлява се от членове на екипа с административни права. По този начин можем да рационализираме и унифицираме целия процес на справки, както и управление на документи. И тук, има различни ИКТ инструменти, които могат да ни помогнат:

· DocuWare: Тази платформа ви позволява да улавяте, обработвате и използвате фирмена информация. Софтуерът автоматизира голяма част от заявките и организацията на документи в централизирана и сигурна система.

    · M-Files: Тази опция за управление на информацията се отличава с лекота на използване, гъвкавост и функционалност, подходящи за голямо разнообразие от индустрии. Можете да получите достъп до съдържание от множество хранилища на данни без необходимост от миграция. Можете да го разгърнете в облака, на място или по хибриден начин.

      · LogicalDOC: Контролирайте управлението на вашите документи. Създавайте, съвместно произвеждайте и координирайте всяко количество документи, насърчавайки сътрудничеството и производителността. Универсалният му софтуер позволява да се адаптира към различни бизнес модели.

Координацията и комуникацията в екипа са сложен и труден за управление процес. Всички членове на екипа трябва да свършат нужното, за да се гарантира успеха на работата. За да се постигне добра ефективност и добра атмосфера трябва да се вземат предвид редица аспекти. Следват няколко съвета как да постигнете тези резултати:

• Осигурете правилно разпределение на работата. Описаните по-горе платформи се използват за разпределяне на различните задачи между целия екип. Някои от тях използват метода Kanban, който е инструмент за визуализиране на работния процес. Състои се от таблици, разделени на редове и колони: редовете се отнасят за проекта или дейността, а колоните - за степента му на напредък (предстои да се направи, предстояща ревизия, блокирани и т.н.). Тези цифрови канбан инструменти позволяват организация на работата, която е лесна за визуализиране и разпространение, което ги прави удачни за постигане на по-голяма ефективност.
• Когато пишете имейли, бъдете ясни и кратки. Не забравяйте да поздравите, да се представите и да завършите подходящо. В допълнение, използването на подходяща тема ще позволи по-добра класификация на тези съобщения.
• Провеждайте редовни срещи. Това ще ни позволи да сме наясно с общата ситуация на компанията и на всеки един член на екипа, което ни позволява да подобрим разпределението на задачите и плавната и динамична комуникация.
• Не се колебайте да поискате и предложите помощ, ако е необходимо. Както бе споменато по-горе, всеки колега има силни и слаби страни, които могат да бъдат използвани и съответно подобрени чрез работа в екип. Запомнете: съединението прави силата.
• Мотивацията е ключова. Поздравете колегите, които са постигнали успех в работата си; или предложете помощ, ако, от друга страна, те имат затруднения или проблеми. Ако знаете как да помогнете, не се колебайте да подадете ръката си. Съвместното решаване на проблеми може да насърчи сближаването и ефективността на екипа.
• Екипните дейности извън компанията са силно препоръчителни. Това не само ще създаде по-удобна и приятна атмосфера, но и ще укрепи връзките и ще създаде по-единен екип. Например, веднъж месечно можете да провеждате някои развлекателни дейности, като например да играете спорт, да посетите определено място или да обядвате заедно.