Studium Przypadku. Efektywna komunikacja w środowisku cyfrowym. Perspektywa pracownika/zespołu roboczego
Twój szef wezwał Cię na ważne spotkanie on-line, aby omówić realizowany projekt, który trzeba przyśpieszyć. W trakcie spotkania ustalono, że musisz wysłać raport do swojego szefa o zaawansowaniu tego projektu na wszystkich frontach jego realizacji. Aby to zrobić musisz najpierw zebrać informacje o postępach w jego realizacji z każdego działu zaangażowanego w jego wykonanie. Tym samym musisz bardzo szczegółowo wytłumaczyć swoim kolegom jakie materiały powinni Ci przesłać, abyś w oparciu o nie był w stanie przygotować raport dla swojego szefa.
Pobierz zawartość :
Pytania :
- Jakie aspekty powinieneś wziąć pod uwagę w przypadku spotkania organizowanego w formie wirtualnej, aby poprawić komunikację?
- Jaki kanał komunikacji wybrałbyś do wysłania raportu, o którego przygotowanie zostałeś poproszony?
- Jakiego kanału użyłbyś, aby wyjaśnić w bardzo szczegółowy sposób swoim kolegom, czego dokładnie potrzebujesz do przygotowania raportu?
Odpowiedzi :
- Przy organizacji wirtualnego spotkania należy wziąć pod uwagę takie aspekty, jak wybór odpowiedniej przestrzeni lub tła, które nie odwracają uwagi odbiorców i które niosą ze sobą profesjonalizm w ich odbiorze przez uczestników spotkania. Należy także zwrócić uwagę na redukcję niepotrzebnych szumów w trakcie komunikacji. W tym celu konieczne jest zwrócenie uwagi na włączanie mikrofonu wtedy, gdy uczestnik spotkania zabiera głos i dezaktywowanie go, kiedy głos zabiera inny uczestnik spotkania. Należy także zadbać o cyfrowy wizerunek rozmówców, tj. dykcję, ton głosu, mowę ciała oraz kierunek, w którym zwrócone jest spojrzenie osoby zabierającej głos. Jeśli to możliwe, powinno się używać średniego kadru, tj. ujęcia, w którym widoczna jest zarówno twarz jak i ramiona uczestników spotkania. Całości oprawy spotkania on-line powinno dopełniać odpowiednie oświetlenie.
- W celu wysłania przygotowanego raportu, za w pełni uzasadniony uznać należy bardziej formalny sposób komunikacji wirtualnej, taki jak na przykład poczta e-mail.
- W tym przypadku powinno się skorzystać z rozmowy video dzięki której możliwe będzie przeprowadzenie bardziej szczegółowej, płynnej i bliższej rozmowy z współpracownikiem w celu wyjaśnienia zakresu informacji potrzebnych do przygotowania raportu.
Słowa kluczowe :
Komunikacja cyfrowa, środowisko cyfrowe, problemy komunikacyjne, era cyfrowa, umiejętności komunikacyjne, umiejętności miękkie
Bibliografia:
ESSENCE_course 1_Effective communication in the digital environment_EN