Firma konsultingowa Garden Consultants S.A. prowadziła swoją działalność od samego początku z biura zlokalizowanego w centrum Malagi. W wyniku sytuacji wywołanej pandemią Covid-19, firma została zmuszona do zamknięcia swoich biur i przejścia na telepracę lub pracę zdalną.

Firma, z zespołem 10 osób, kierowana przez Rubéna (jej dyrektora generalnego), została zmuszona do podjęcia niezbędnych kroków, aby szybko dostosować się do nowej metody pracy zdalnej ze wszystkimi jej konsekwencjami.

Rubén nie ma zbyt zaawansowanej wiedzy na temat cyfrowego świata i jest w tym trochę zagubiony, ponieważ tryb pracy i komunikacji w Garden Consultants S.A. zawsze odbywał się twarzą w twarz. Rubén musi zatem zacząć od samego początku i zobaczyć, jaki powinien być jego pierwszy krok, aby szybko dostosować firmę do świata cyfrowego i móc iść naprzód mimo zaistniałej sytuacji.

Zespół zazwyczaj spotyka się w biurze raz w tygodniu, aby nadrobić zaległości oraz omówić prace w toku. Dlatego też będą oni potrzebować jakiegoś sposobu na prowadzenie tego rodzaju działań w zaistniałej sytuacji. To zaś przekłada się na potrzebę wdrożenia nowego sposobu komunikacji.

Zespół pracuje jednocześnie nad kilkoma projektami, a Rubén obawia się utraty kontroli nad ich postępami. Rubén ma teczkę ze spisanymi wszystkimi ważnymi kwestiami dotyczącymi realizowanych projektów, ale czasami ma wrażenie, że ta metodologia jest mało praktyczna ze względu na nadmierne zużycie papieru, marnotrawstwo atramentu a przy tym nie wydaje się ona być ekologicznym rozwiązaniem.

Zespół jest przyzwyczajony do regularnej komunikacji w biurze, ponieważ każdy dział musi pracować w sposób skoordynowany, to zaś wymaga spotkań i komunikacji e-mail. W pracy często zdarzają się również problemy między kolegami w wyniku napięć powodowanych obciążeniem pracą oraz stresem.

Wielu pracowników, tak jak Rubén, nie ma pojęcia o cyfrowym świecie, ponieważ nigdy wcześniej nie znaleźli się w takiej sytuacji.

Denis, który jest jednym z pracowników z pewnym doświadczeniem w komunikacji cyfrowej, rozmawia z koleżanką, która jest sfrustrowana, gdyż z uwagi na wdrożoną niedawno w firmie komunikację cyfrową, kolega z tego samego działu, któremu wyjaśniała pewne zagadnienie, nie zrozumiał jej. Napisała więc do niego na czacie z bardzo szczegółowymi informacjami, ale mimo tego nie udało się jej wyjaśnić koledze wszystkich kwestii, które jak się jej wydawało przedstawiła w zrozumiały sposób.