Kurs. Efektywna komunikacja w środowisku cyfrowym
W tym module skupimy się na tym, jak usprawnić komunikację cyfrową, rozwijając niezbędne umiejętności, które pomogą wzmocnić jej efektywność w środowisku pracy. Zagadnienie to ma duże znaczenie dla pracy zespołowej i koordynacji współpracy z innymi, a także dla rozwoju zawodowego jednostki i osobistego wzbogacenia własnych umiejętności. Moduł ten ma na celu zwiększenie atrakcyjności i produktywności komunikacji a także wykształcenie umiejętności czerpania zadowolenia z doświadczeń zawodowych opartych na formach komunikacji cyfrowej poprzez dostosowanie się do nowych okoliczności i wyzwań zawodowych w których żyjemy.
Efektywna komunikacja w środowisku cyfrowym
Komunikacja w środowisku cyfrowym. Nowa komunikacja.
Cele kursu
Click to open
Po zakończeniu tego modułu:
-
Zdobędziesz podstawową wiedzę o komunikacji cyfrowej i jej aktualnym kontekście.
-
Będziesz potrafił(a) identyfikować główne problemy komunikacyjne w erze cyfrowej.
-
Poprawisz swoje umiejętności komunikacyjne w środowisku cyfrowym z perspektywy zarządczej,
w kierunku pracownika / zespołu pracowniczego. Zapoznasz się z praktycznym przewodnikiem usprawniającym skuteczną komunikację w środowisku pracy.
Komunikacja w środowisku cyfrowym. Nowa komunikacja.
Click to open
Rozpowszechnienie korzystania z Internetu w ciągu ostatnich kilku dekad przyniosło głębokie zmiany w sposobie, w jaki się komunikujemy.
Większość z nas może już wiedzieć, że komunikacja cyfrowa to każdy rodzaj komunikacji, który opiera się na wykorzystaniu technologii. Istnieje jednak wiele kanałów i form komunikacji cyfrowej. W miejscu pracy, na czym skupimy się w tym module, może to być między innymi wysyłanie wiadomości e-mail, rozmowa na czacie z zespołem bądź też profesjonalne spotkanie on-line za pośrednictwem jednej z platform
Czy wiemy jednak, w jaki sposób prowadzić skuteczną komunikację cyfrową w miejscu pracy i jak najlepiej ją wykorzystać?
W tym module skupimy się na tym, jak poprawić komunikację cyfrową, a tym samym koordynację współpracy z innymi, poprzez rozwijanie niezbędnych umiejętności, które pomogą napędzać efektywną komunikację cyfrową w środowisku pracy.
Obecnie, po kryzysie spowodowanym przez COVID-19, procesy cyfryzacji firm uległy znacznemu przyśpieszeniu, co doprowadziło do powstania nowych metod pracy zdalnej określanych terminem „smartworking”, w których zespoły robocze stają się wirtualne.
W związku z tym należy zauważyć, że ten rodzaj komunikacji cyfrowej jest obecnie nową normą, w której oprócz znajomości pewnych umiejętności i narzędzi cyfrowych, musimy poznać kodeksy postępowania komunikacyjnego w obecnym środowisku cyfrowym i pracować nad doskonaleniem miękkich umiejętności komunikacyjnych. Aktywności te pozwolą zapewnić efektywną komunikację stanowiącą podstawę pracy zespołowej jak również koordynacji współdziałania z innymi. Właściwa i efektywna komunikacja przekłada się także na rozwój zawodowy jednostki, oraz atrakcyjne, produktywne i przyjemne doświadczenia z pracy zawodowej umożliwiające pełne dostosowywanie się do nowych warunków, w których żyjemy i pracujemy.
Aby osiągnąć powyższe cele, warto wiedzieć, że komunikacja cyfrowa ma pewne zalety i wady w porównaniu z komunikacją twarzą w twarz, do której jesteśmy od dawna przyzwyczajeni. Komunikacja cyfrowa jest nie tylko szybsza oraz interaktywna, ale zdecentralizowana, bardziej partycypacyjna, a przy tym mniej hierarchiczna. Przede wszystkim pozwala ona na natychmiastową interakcję, eliminując fizyczne bariery, które wcześniej mogły nas ograniczać. Jedną z jej szczególnych cech jest to, że zwykle nie towarzyszy jej niewerbalny język stanowiący nierozerwalną część tradycyjnej komunikacji, co stwarza pewne nowe paradygmaty.
Mając na uwadze powyższe cechy, spójrzmy jakie są najczęstsze problemy, które mogą powstać w wyniku komunikacji cyfrowej w miejscu pracy. Traktuje o nich poniższa sekcja.
Główne problemy komunikacyjne w erze cyfrowej
Główne problemy komunikacyjne w erze cyfrowej
Click to open
Bariery komunikacyjne to takie, które uniemożliwiają swobodne, jasne i efektywne przekazywanie informacji lub wiadomości. Zobaczmy, jakie są najczęstsze problemy w cyfrowym środowisku pracy, których możemy doświadczyć w naszym zespole.
- Ochłodzenie relacji interpersonalnych w wirtualnym zespole: brak kontaktu w wirtualnej pracy lub komunikacji cyfrowej może prowadzić do poczucia izolacji, samotności i ochłodzenia relacji zespołowych, co z kolei może mieć negatywny wpływ na jednostkę, oddziałując na jej samopoczucie, produktywność a w konsekwencji także samo środowisko pracy.
- Problemy z interpretacją wiadomości: przekaz cyfrowy łatwo jest błędnie zinterpretować. Za pośrednictwem tego medium nie są widoczne niewerbalne sygnały komunikacyjne, takie jak ton głosu, akcent, gesty rąk, mimika twarzy, postawa ciała itp., które zwykle towarzyszą temu jak interpretujemy informacje. Może to prowadzić do błędnej interpretacji komunikatów lub informacji, w wyniku której podajemy subiektywną lub osobistą interpretację treści przez odbiorcę (opartą na stanie emocjonalnym odbiorcy, słyszymy i widzimy bowiem to do czego dostrajamy się emocjonalnie), tracąc w ten sposób początkową skuteczność lub obiektywność wiadomości.
- Tworzenie poczucia fałszywego bezpieczeństwa / oziębłość w komunikacji: dla wielu osób fizyczna odległość w komunikacji cyfrowej stwarza poczucie „fałszywego bezpieczeństwa”, którego nie zapewnia komunikacja bezpośrednia tj. twarzą w twarz. Komunikacja cyfrowa sprawia, że komunikujące się ze sobą osoby czują się bezpieczniej, tak jakby komunikacja cyfrowa nie była „prawdziwa”. Dzięki temu rozmówcy mogą przejawiać bardziej „agresywne” zachowanie lub pewien brak ostrożności w komunikacji, osłonięty wykorzystywanym medium i dzielącym rozmówców dystansem. Łatwiej im wyrazić siebie za pomocą tego typu medium niż wtedy, gdy musieliby oni spojrzeć komuś w oczy i podzielić się swoimi odczuciami lub opiniami w sposób bezpośredni.
- Bezpośredniość / natychmiastowość komunikatu: Wskazana perspektywa natychmiastowej komunikacji stwarza pewną dodatkową presję. Jest nią szybkość komunikacji. W praktyce oznacza ona wykorzystanie chwili wolnego czasu do napisania krótkiej i szybkiej odpowiedzi na otrzymaną wiadomość. Zachętą jest to, że medium cyfrowe jest dla nas dostępne w zasadzie o każdej porze. Takie podejście może przekształcić wiadomość, która powinna być przemyślaną odpowiedzią na dane zagadnienie w reakcję ad hoc. Z uwagi na to, iż została ona napisana szybko, a przez to w sposób nieprzemyślany może prowadzić do trudniejszej do naprawienia sytuacji aniżeli miało by to miejsce w wariancie zakładającym przygotowanie odpowiedzi, bez pośpiechu ze zwróceniem uwagi na specyfikę sytuacji i potencjalne następstwa zbyt pośpiesznej odpowiedzi.
- Trwałość wiadomości lub cyfrowy odcisk palca: Komunikacja cyfrowa, oprócz wielu zalet, charakteryzuje się także tym, że pozostaje w nośniku elektronicznym, co oznacza, że wysyłane przez nas wiadomości lub prowadzone przez nas rozmowy itp. pozostają na danym nośniku cyfrowym, w przeciwieństwie do tradycyjnej komunikacji, o której można powiedzieć, że jest bardziej „efemeryczna” (tj. krótkotrwała)”.
- Używanie słownictwa o niejednoznacznym (wielorakim) znaczeniu: Języki, terminy techniczne, jak również anglicyzmy, język potoczny, symbole o więcej niż jednym znaczeniu, a także słaba ekspresja itp., sprawiają, że odbiorca z różnych powodów może inaczej zinterpretować przekazywaną wiadomość lub w ogóle jej nie zrozumieć. Prowadzi to do zniekształcenia treści i znaczenia wiadomości, którą otrzymujemy lub też wiadomości, którą zamierzaliśmy komuś przekazać.
- Brak przejrzystości instrukcji i celów: Jasność informacji oraz wytycznych w środowisku cyfrowym ma ogromne znaczenie. Pozwalają one zespołowi w sposób prawidłowy stosować instrukcje oraz osiągać założone uprzednio cele.
- Brak wiedzy o pracy wykonywanej przez innych: Często nie mamy odpowiednich narzędzi pozwalających na ustalenie tego czym zajmują się inne osoby w zespole, w którym pracujemy. Takie odczucie może być również spowodowane brakiem fizycznego kontaktu, do którego jesteśmy tak przyzwyczajeni, oraz funkcjonowaniem w całkowicie nowym środowisku, w którym obecność ma charakter wirtualny a nie fizyczny.
- Brak odpowiedzialności i autonomii: W pełni autonomiczne zarządzanie czasem oraz samowystarczalność są niezbędne dla wydajności w dzisiejszych cyfrowych środowiskach pracy. Brak odpowiedzialności w połączeniu z autonomią działania wpływają, jednakże na koordynację prac reszty zespołu.
- Nieporozumienia w zespołach wielokulturowych: Jednym z czynników, który należy wziąć pod uwagę, jest przekaz w wielokulturowym środowisku cyfrowym, w którym nie każdy interpretuje przekazywane treści w ten sam sposób lub w ten sam sposób odczytuje zachowania komunikacyjne. Stąd konieczność pracy nad przekazem cyfrowym tak, aby był on skuteczny, asertywny, a przy tym dostosowany do medium oraz jego otoczenia.
- Brak informacji zwrotnej: Informacja zwrotna w cyfrowym środowisku pracy pomaga w płynności i synergii komunikacji. W tym medium niezbędna jest wymiana informacji, dzięki którym jesteśmy zawsze na bieżąco oraz w mamy pewność, że nasze informacje są odbierane, przeczytane a przy tym w pełni rozumiane.
- Brak ustalonego uogólnionego języka cyfrowego: Język cyfrowy jest niewątpliwie nowy w porównaniu z historią języka tradycyjnego, który wszyscy znamy i którego się nauczyliśmy. W przypadku tego nowego języka cyfrowego nadal nie ma ustalonej wspólnej podstawy formalnej, którą wszyscy możemy przestrzegać i interpretować zgodnie ze wspólnym standardem, co w konsekwencji może prowadzić do różnych interpretacji przekazywanych komunikatów.
Podnoszenie umiejętności komunikacyjnych w środowisku cyfrowym. Praktyczny przewodnik.
Podnoszenie umiejętności komunikacyjnych w środowisku cyfrowym. Praktyczny przewodnik.
Click to open
Jak widzieliśmy powyżej, wirtualne zespoły robocze są narażone na szereg trudności, które często spowalniają pracę oraz uniemożliwiają jej prawidłowy postęp. Aby te niedogodności nie wpływały na zespół roboczy, jego projekty oraz cele, ważne jest zaprojektowanie strategii, która pozwoli je przezwyciężyć.
Asertywna komunikacja w cyfrowym miejscu pracy ma kluczowe znaczenie dla realizacji celów zawodowych zarówno indywidualnie, jak i w zespole oraz we wszystkich obszarach komunikacji biznesowej, od zarządzania po komunikację między pracownikami czy z klientami.