Studium Przypadku. Efektywna komunikacja w środowisku cyfrowym. Perspektywa zarządcza
Ze względu na to, że od pewnego czasu pracujesz w oparciu o formułę telepracy, zaczynasz dostrzegać, że Twój zespół z uwagi na tą formułę pracy zdalnej oraz brak bezpośredniego kontaktu zespołu czuje się nieco zdemotywowany.
Niezależnie od tego musisz zapewnić postępy w realizacji projektu i Twoim zadaniem jest zakomunikowanie tego faktu swojemu zespołowi. Widzisz jednak, że członkowie zespołu są trochę zmęczeni. Co więcej, w Twoim zespole funkcjonują także nowi pracownicy, którzy nie znają dobrze platformy, w oparciu o którą realizowane są prace nad projektem. Na dodatek między członkami zespołu dochodzi do konfliktu, który należy rozwiązać.
Pytania :
- Jakie działania podjąłbyś w związku z demotywacją swojego zespołu?
- Jakiego kanału użyłbyś do komunikowania się ze swoim zespołem i jak byś to zrobił?
- Jaki kanał komunikacji uważasz za odpowiedni do rozwiązania konfliktu między członkami zespołu?
Odpowiedzi :
- W przypadku motywowania zespołu, ważnym rozwiązaniem jest zachęcanie do pracy poprzez wirtualne wydarzenia oraz spotkania on-line. Istotna jest także organizacja zajęć opartych na wspólnych zainteresowaniach tak, aby wzmocnić motywację oraz komunikację wśród członków zespołu. Należy także umożliwić gromadzenie informacji zwrotnej od zespołu tak, aby zwracać uwagę na sygnały przekazywane przez poszczególne osoby oraz wzbogacać w ten sposób pracę wszystkich jego członków.
- W celu zapewnienia odpowiedniej komunikacji z zespołem można użyć niezawodnych kanałów komunikacji on-line, ucząc przy tym swój zespół, jak się nimi posługiwać, aby jak w jak największym stopniu wykorzystać ich potencjał. Dobrym rozwiązaniem jest także organizowanie spotkań wirtualnych o z góry ustalonej godzinie i znanym z góry czasie trwania, aby były one jak najbardziej efektywne, a przy tym szybkie, zwięzłe i operacyjne. Przy wykorzystywaniu tego rodzaju narzędzi należy wziąć także pod uwagę kwestię podzielności uwagi odbiorców (członków zespołu). Stąd też ważna jest zwięzłość tego rodzaju form przekazu, która pozwoli uniknąć problemów rozkojarzenia i braku skupienia uwagi w przypadku przedłużających się spotkań. Podczas spotkań on-line ich host powinien także pamiętać o tym, aby oddawać w jednakowym stopniu głos wszystkim członkom zespołu tak, aby nikt z nich nie czuł się pominięty w dyskusji.
- W rozwiązywaniu konfliktów nie należy korzystać z poczty e-mail bądź też czatu. W tym przypadku lepszym rozwiązaniem jest wykorzystanie takich środków jak, jak telefon lub wideokonferencja, gdyż oba te rozwiązania zapewniają znacznie większą bliskość, aniżeli czat czy też e-mail.
Słowa kluczowe :
Komunikacja cyfrowa, środowisko cyfrowe, problemy komunikacyjne, era cyfrowa, umiejętności komunikacyjne, umiejętności miękkie