Šī moduļa beigās jūs varēsit:

• Iegūt pamatzināšanas par digitālo komunikāciju un tās pašreizējo kontekstu.

• Identificēt galvenās komunikācijas problēmas digitālajā laikmetā.

• Uzlabot komunikācijas prasmes digitālajā vidē. No vadības uz darbinieka/darba grupas viedokli. Praktiska rokasgrāmata, lai veicinātu efektīvu saziņu darba vidē.

Interneta lietošanas izplatība dažās pēdējās desmitgadēs ir radījusi pamatīgas pārmaiņas ir mūsu savstarpējā komunikācijā.

Lielākā daļa no mums jau zina, ka digitālā komunikācija ir kā jebkura cita veida komunikācija, kuras pamatā ir tehnoloģiju izmantošana. Ir pieejami daudzi digitālās komunikācijas kanāli un veidi. Darba vietā, uz ko mēs koncentrēsimies šajā modulī, tā var variēties no, piemēram, e-pasta sūtīšanas vai tērzēšanas ar darba komandu līdz profesionālai tiešsaistes sapulcei kādā no platformām.

Taču vai mēs zinām, kā nodrošināt efektīvu digitālo komunikāciju un kā no tās gūt maksimālu labumu?

Šajā modulī galvenā uzmanība tiks vērsta tam, kā uzlabot digitālo komunikāciju un tādējādi uzlabojot arī tās koordināciju ar citiem, attīstot vajadzīgās prasmes, kas palīdzēs vadīt efektīvu digitālo komunikāciju darba vidē.

Pašlaik pēc COVID-19 krīzes ir paātrinājušies uzņēmumu digitalizācijas procesi, kā rezultātā, ir izveidotas jaunas attālinātā darba metodes, kas ietvertas jaunā terminā «viedais darbs» (Smart working), kurā darba grupas kļūst virtuālas.

Tāpēc jāatzīmē, ka šāda veida digitālā komunikācija mūsdienās ir jaunā norma, kurai papildus zināšanām par noteiktām prasmēm un digitālajiem rīkiem klāt ir jāapgūst saziņas normas pašreizējā digitālajā vidē un jāstrādā pie savām sociālajām prasmēm, lai sasniegtu efektīvu komunikāciju, kas ir pamats komandas darbam un citu koordinēšanai, indivīda profesionālajai attīstībai, kā arī produktīvai un patīkamai darba pieredzei, kas, savukārt, dod iespēju pielāgoties jauniem apstākļiem un izaicinājumiem darbā, ar kuriem mēs tagad saskaramies.

Lai sasniegtu iepriekš minētos mērķus, ir vērts zināt, ka digitālajai komunikācijai ir raksturīgas īpašības, citādākas priekšrocības un trūkumi, salīdzinot ar dzīvo komunikāciju, pie kuras mēs esam visvairāk pieraduši.

Digitālā komunikācija ir ātrāka, interaktīva, decentralizēta, tajā ir vairāk līdzdalības, mazāk hierarhiska. Pats svarīgākais, tā ļauj mums nekavējoties mijiedarboties, likvidējot fiziskos šķēršļus, kas varētu mūs apgrūtināt agrāk. Viena no tās īpatnībām ir tā, ka tā parasti nav papildināta ar neverbālo valodu, kas ir parasti ir sasaistīta ar tradicionālo komunikāciju, kas veido jaunas paradigmas.

Ņemot vērā šīs īpašības, nākamajā modulī apskatīsim, kādas ir visbiežāk sastopamās problēmas, kas var rasties, izmantojot digitālo komunikāciju darba vietā.

Sakaru šķēršļi ir tie, kas ir neļauj brīvi, skaidri un efektīvi pārraidīt informāciju vai ziņojumu. Paskatīsimies, kādas ir izplatītākās digitālās vides problēmas, ko varam atrast savā komandā.

• Tas rada viltus drošību/aukstumu: Daudziem cilvēkiem digitālā komunikācijas veicina “viltus drošības” sajūtu, ko nepiedāvā dzīvā komunikācija. Šī «viltus drošības» sajūta liek viņiem justies drošāk, it kā digitālā komunikācija nebūtu īsta, tādējādi izrādot “agresīvāku” uzvedību vai zināmas piesardzības trūkumu komunikācijā, ko piesedz datu nesējs un distance. Viņiem ir vieglāk izpausties šāda veida vidē, nekā komunikācijā, kur cilvēkam būtu jāieskatās kādam acīs un jādalās savās izjūtās vai viedokļos.
• Ziņojuma tūlītējība/momentānitāte: Tūlītējās saziņas perspektīva rada papildus spiedienu, lai kompensētu klātienes trūkumu, kas bieži var novest līdz  vajadzībai ātrai rakstīt, ātri atbildēt, kas var pārveidot iepriekš paredzētu apdomātu atbildi reakcijā, kas var pārvērsties pārgalvībā, ko ir grūtāk novērst sakarā ar digitālās saziņas raksturīgajām īpašībām.

• Ziņojuma vai digitālā pirksta nospieduma noturība: Digitālajai videi papildus tam, ka tai ir vairākas priekšrocības, ir īpaša ietekme elektroniskajā informācijas nesējā, tas nozīmē, ka mūsu sūtītie ziņojumi vai sarunas, kas mums ir, paliek atspoguļotas plašsaziņas līdzekļos un paliks digitālajā atbalstā atšķirībā no tradicionālās saziņas, kas, kā mēs varētu teikt, nav īpaši ilgmūžīga.
• Vārdnīcas lietojums ar noteiktām nozīmēm: Valodas, tehniski termini, anglicismi, koleģiāla valoda, simboli ar vairāk nekā vienu nozīmi, vāji izteikšanās utt., kurus uztvērējs dažādu iemeslu dēļ var interpretēt atšķirīgi vai vispār nesaprast, kas noved pie tā vēstījuma izkropļojuma, kuru mēs saņemam vai kuru mēs plānojam nodot.

• Trūkst skaidrības par norādījumiem un mērķiem: informācijas un pamatnostādņu skaidrība digitālajā vidē ir ārkārtīgi svarīga. Tas dos iespēju komandai pienācīgi sekot līdzi un sasniegt ierosinātos mērķus.
• Nav zināšanu par darbu, ko dara citi: mums nav šim nolūkam piemērotu instrumentu. Šī sajūta var būt arī sakarā ar fiziskās klātbūtnes trūkumu, pie kuras mēs tik ļoti esam pieraduši, un līdzāspastāvēšanu jaunā vidē, kurā klātbūtne ir virtuāla.
• Atbildības un autonomijas trūkums: Autonoma laika pārvaldība un pašpietiekamība ir būtiska šodienas digitālajā darba vidē, kas, savukārt, ietekmē koordināciju ar pārējo komandu.

• Pārpratumi multikulturālās grupās: Viens no faktoriem, kas jāņem vērā, ir vēstījums daudzkultūru digitālajā vidē, kurā ne visiem ir vienādi skaidrojoši kodi vai komunikatīva uzvedība. Tāpēc ir jāstrādā pie efektīva digitālā vēstījuma, kas ir pārliecinošs un pielāgots videi un videi.
• Atgriezeniskās saites trūkums: Atgriezeniskā saite digitālajā darba vidē veicina komunikāciju plūdumu un sinerģiju, šajā vidē ir svarīgi uzturēt informācijas apmaiņu, kas mūs vienmēr aktualizē un kurā ir zināms, ka mūsu informācija tiek saņemta, lasīta un izprasta.
• Vispārinātas digitālās valodas trūkums: digitālā valoda ir pavisam nesen, salīdzinot ar tradicionālās valodas vēsturi, kuru mēs visi zinām un esam apguvuši. Attiecībā uz šo jauno digitālo valodu joprojām nav noteikts kopējs oficiāls pamats tam, ka mēs visi varam sekot un interpretēt saskaņā ar kopēju standartu, kas var izraisīt dažādas interpretācijas.

Kā esam novērojuši iepriekš, virtuālās darba grupas ir pakļautas vairākām grūtībām, kas bieži vien palēnina darbu un kavē pienācīgu progresu. Lai šīs neērtības neietekmētu darba grupu, tās projektus un mērķus, ir svarīgi izstrādāt stratēģijas, lai zinātu, kā tās pārvarēt.

Uzstājīga saziņa digitālajā darbavietā ir ļoti svarīga profesionālo mērķu sasniegšanai gan individuāli, gan komandas ietvaros, kā arī visās uzņēmējdarbības komunikācijas jomās, sākot no vadības līdz saziņai starp darbiniekiem vai ar klientiem.

Uzstājīga komunikācija ir efektīva komunikācija, kas caur saskaņotību, cieņu pret sevi un citiem, sapratni, aktīvu noklausīšanos, godīgumu un skaidrību iegūst vēstījumu visiedarbīgākajā un praktiskākajā veidā. Šis prasmes veids, kas ir neaizstājams darba vidē, ietekmē gan profesionālo sniegumu, gan indivīda personisko labklājību.

Aplūkosim pamatdarbības pārliecinātai saziņai:

• Aktīva klausīšanās un līdzdalības veicināšana divvirzienu veidā.
• Identificēt šķēršļus, kas kavē komunikāciju gan individuāli, gan darba komandā.
• Noteikto šķēršļu likvidēšana, lai uzlabotu saziņu.
• Individuālas un grupu stratēģijas izveide, lai novērstu konstatētās komunikācijas problēmas.

Zinot pārliecinātas saziņas pamatus, tagad aplūkosim dažus padomus mūsu komunikācijas prasmju uzlabošanai praktiskajā rokasgrāmatā »Komunikācijas uzlabošana digitālajā vidē»:

- No vadības perspektīvas:

• Virtuālās vides cilvēciskošana.
• Atvērti un uzticami virtuālās vides saziņas kanāli un iemāciet savai komandai izmantot šos kanālus savām vajadzībām.
• Nostipriniet motivāciju un uzticību darbam komandā.
• Aktivizē sinerģiju starp komandas biedriem.
• Stipriniet autonomiju un iiedvesmu komandā.
• Izglīto un apmāca virtuālo komandu, lai visi zinātu savus pienākumus un pienākumus, ļaujot viņiem uzlabot sava darba kvalitāti.
• Izmantojiet uzticamus un atbilstošus rīkus savai darba videi un komandai. Tas palīdzēs saglabāt lielāku kopības sajūtu un veikt procesus arvien efektīvāk.
• Veiciet atsauksmju procesu, lai papildinātu un bagātinātu ikviena darbu.
• Iepriekš izveidojiet un iestatiet sanāksmju grafikus un to ilgumu, lai darba grupā nebūtu sakaru traucējumu un ikviens būtu gatavs un pieejams šim nolūkam.
• Ieviesiet skaidrus darba apstākļus un modifikācijas, kas paredzētas tikai jūsu virtuālajai komandai.
• Veiciniet darbu, rīkojot virtuālus pasākumus un sanāksmes.
• Organizējiet darbības, kas balstītas uz kopīgām interesēm, lai palielinātu motivāciju un saziņu komandā.
• Paturiet prātā uzmanības intervālu. Uzmanība komunikācijā ir ierobežota, un vēl jo vairāk digitālajā vidē. Tāpēc šajā vidē ir svarīgi būt kodolīgam.
• Virtuālajām sanāksmēm, tāpat kā fiziskām sanāksmēm, ir jābūt ātrām, efektīvām, kodolīgām un operatīvām.
• Ja esat sanāksmes vadītājs, Jums ir jāpārliecinās, ka esat labs starpnieks, un jādod vārds visiem komandas locekļiem, lai neviens nejustos izslēgts.

- No darbinieka/darba grupas perspektīvas:

• Rēķinieties ar visefektīvākajiem un piemērotākajiem digitālajiem rīkiem saziņai Jūsu darba vidē.
  • Esiet ziņkārīgs, noskaidrojiet un apmāciet sevi tajos rīkos, kurus neprotat izmantot.
• Katram gadījumam izvēlieties atbilstošāko kanālu. Tādējādi tiks uzlabota digitālā mijiedarbība.
  • Dažreiz apsverat iespēju izmantot tādu kanālu, kā piemēram, čatu, lai saņemtu papildu tūlītējos ziņojumus, vai e-pastu oficiālākai saziņai un dažreiz izmantojiet arī tiešsaistes video detalizētākai sarunai, ko sniedz sejas izteiksmes un ķermeņa valoda.
  • Izvairieties izmantot e-pastu vai čatu konfliktsituācijās un izvēlieties tādus līdzekļus kā tālruni vai videokonferences, kas veicina tuvību. Centieties arī nekopēt cilvēkus bez vajadzības vai izmantot lielos burtus, ja tas nav pozitīvs vēstījums.
• Veidojiet savu vēstījumu skaidri un kodolīgi, neuztveriet to kā pašsaprotamu.
  • Izvairieties no neviennozīmīgiem izteicieniem un iztēlojaties kā tie tiks uztverti, pielāgojoties Jūsu izvēlētajam saziņas kanālam.
• “Labākie komunikācijā gandrīz vienmēr ir tie, kam vislabāk padodas uzklausīt”. Tāpēc ir ļoti svarīgi aktīvi ieklausīties, ja vēlaties sniegt vēstījumu.
  • Ja ziņa nav saprotama, tad sūtītājam jāuzņemas atbildība, nevis ziņas uztvērējam.
• Vienmēr interpretējiet ziņas/informāciju no profesionālās perspektīvas.
• Parūpējieties par savu tiešsaistes reputāciju, kas ietver Jūsu uzvedību sociālajos tīklos un tiešsaistes platformās.
• Vienmēr sniedziet atsauksmes un esiet atvērts kritikai. Tas palīdzēs nodrošināt raitu, efektīvu un drošu atgriezenisko saiti komandas starpā, kurā mēs visi strādājam atbilstoši savām stiprajām un vājajām īpašībām.
• Multikulturālajā darba vidē atcerieties, ka ne visiem ir vienāda uzvedība un interpretācija. Pielāgojiet savu vēstījumu profesionāli, kā arī pielāgojiet to videi un mērķauditorijai.
• Pievienojieties darba vides korporatīvajai kultūrai. Sadarbojieties un novērtējiet savu komandu, lai veicinātu patīkamu darba vidi un kolēģu savstarpējo atbalstu.
• Palūdziet skaidrojumu, kad Jūs kaut ko nesaprotat. Tas palīdzēs nodrošināt efektīvu saziņu ar Jūsu komandu un sinerģiju Jūsu uzņēmuma kopienā.
• Iepazīstieties ar kolēģiem. Attālinātā darbā vai viedajā darbā, ko nodrošina digitālā vide, ir svarīgi, lai darbinieki varētu viens otru iepazīt, justies integrēti sabiedrībā un novērtēti.
• Tiecieties ar kolēģiem personīgi, varat veikt kādu aktivitāti vai tikšanos, kurā kopā varat pavadīt patīkamu laiku.
• Pārliecinaties par ziņojuma vai pašas informācijas paziņošanas veida un pielāgojiet to videi.
  • Parūpējieties par rakstītības veidu, par dikciju, balss toni un ķermeņa valodu video vai audio mijiedarbībā.
• Centieties samazināt troksni komunikācijā. Tas var būt vides troksnis videozvanā, pastāvīgi pārtraukumi, traucējumi un tehniskas problēmas.
  • Izmantojiet mikrofonu videokonferencēs. Ja neiejauksieties, izslēdziet mikrofonu, lai samazinātu troksni. Šādi, to ieslēdzot, tiks saprasts, ka vēlaties kaut ko piebilst.

Veicot šīs videokonferences, ir svarīgi apsvērt:

• Ka mūsu skatiens ir vērsts uz kameru, lai labāk piesaistītu uztvērēju uzmanību.
• Rūpēšanos par ķermeņa valodu, kā jau minējām, galvenais ir pārraidīt vēlamo vēstījumu. Ieteicams izvēlēties vidēju skatu, kurā var saskatīt seju un apskāvienus.
• Izvēlieties vietu vai fonu, kas nenovērš uztvērēju uzmanību un kas nodrošina profesionalitāti.
• Labs apgaismojums ir arī galvenais, lai nezaudētu uztvērēju uzmanību.
• Parūpējieties par savu digitālo attēlu. Digitālā klātbūtne ir kļuvusi tikpat svarīga kā klātbūtne klātienē. Ieteicams, piemēram, ērti un profesionāli ģērbties video sarunu laikā. Uzskatiet, ka Jūsu tēls saskan ar Jūsu profesionālo sniegumu, Jūsu mērķiem un vēlamo iespaidu.

Digitālie rīki ir paredzēti arī, lai palīdzētu šiem mērķiem. Ikdienā strādājiet ar savām komunikācijas prasmēm, un Jūs redzēsiet, kā uzlabojas komandas darbs, koordinācija un sapratne ar apkārtējiem cilvēkiem.