Alla fine di questo modulo sarete in grado di:

• Acquisire conoscenze di base sulla comunicazione digitale e sul suo contesto attuale.

• Identificare i principali problemi di comunicazione nell'era digitale.

• Migliorare le capacità di comunicazione nell'ambiente digitale. Da una prospettiva di gestione, verso una prospettiva di dipendente/team di lavoro. Una guida pratica per migliorare la comunicazione efficace nell'ambiente di lavoro.

Negli ultimi decenni la diffusione dell'uso di Internet ha portato profondi cambiamenti nel modo di comunicare.

Ormai la maggior parte di noi sa che la comunicazione digitale è costituita da qualsiasi tipo di comunicazione che si basa sull'uso della tecnologia. Ci sono molti canali e forme di comunicazione digitale. Sul posto di lavoro, che è quello su cui ci concentreremo in questo modulo, la comunicazione digitale può andare dall'invio di una e-mail, alla una conversazione via chat con il proprio team di lavoro o all'incontro professionale attraverso una piattaforma online.

Ma sappiamo come ottenere una comunicazione digitale efficace sul posto di lavoro e come ottenere il massimo risultato da essa?

In questo modulo ci concentreremo su come migliorare la comunicazione digitale e quindi il coordinamento con gli altri, sviluppando le competenze necessarie che aiuteranno a condurre una comunicazione digitale efficace nell'ambiente di lavoro.

Attualmente, dopo la crisi da COVID-19, i processi di digitalizzazione delle aziende hanno subito un'accelerazione che ha portato alla creazione di nuove metodiche di lavoro a distanza racchiuse nel nuovo termine denominato smartworking, grazie al quale i team di lavoro diventano virtuali.

Pertanto, si deve notare che questo tipo di comunicazione digitale è attualmente la nuova tendenza, per cui è necessario apprendere i codici di condotta della comunicazione digitale – oltre alla conoscenza di determinate competenze e strumenti digitali –  e di lavorare sulle proprie abilità di comunicazione soft ed efficace, che è fondamentale per il lavoro di squadra ed il coordinamento con gli altri, lo sviluppo professionale dell'individuo, così come per vivere un'esperienza lavorativa attraente, produttiva e piacevole e per adattarsi alle nuove circostanze e sfide lavorative.

Per raggiungere gli obiettivi di cui sopra, è prezioso sapere che la comunicazione digitale ha caratteristiche intrinseche, vantaggi e svantaggi rispetto alla comunicazione faccia a faccia a cui siamo stati a lungo abituati. La comunicazione digitale è più veloce, interattiva, decentralizzata, più partecipativa e meno gerarchica. Soprattutto ci permette di interagire immediatamente, eliminando le barriere fisiche che prima potevano condizionarci. Una delle sue caratteristiche particolari è che di solito non è accompagnata del linguaggio non verbale che accompagna la comunicazione tradizionale, il che pone nuovi paradigmi.

In base a queste caratteristiche analizziamo in questa unità quali sono i problemi più comuni che possono sorgere attraverso la comunicazione digitale sul posto di lavoro.

Le barriere comunicative sono quelle che impediscono una trasmissione libera, chiara ed efficace dell'informazione o del messaggio. Analizziamo nell'ambiente del lavoro digitale quali sono i problemi più comuni che possiamo riscontrare nel nostro team.

• Problemi nell'interpretazione del messaggio: Accade di frequente che il messaggio digitale venga mal interpretato, poiché non si vedono i segnali non verbali della comunicazione come il tono della voce, l'enfasi, i gesti con le mani, il viso, la posizione del corpo e via dicendo, che di solito accompagnano l'interpretazione dell'informazione. Questo può portare ad un'errata interpretazione dei messaggi o delle informazioni, per cui si finisce per dare un'interpretazione soggettiva o personale del ricevente (basata sul suo stato emotivo. Sentiamo e vediamo ciò che ci trasmettono emotivamente), perdendo l'efficacia o l'interpretazione oggettiva del messaggio.

• Crea una falsa sicurezza/freddezza: Per molte persone, la distanza fisica della comunicazione digitale crea un senso di “falsa sicurezza”, che la comunicazione faccia a faccia non ha, come se la comunicazione digitale non fosse “reale”, per cui è possibile attuare un comportamento più “aggressivo” o una mancanza di cautela nella comunicazione, perché ci si sente protetti dal mezzo e dalla distanza. Per loro è più facile esprimersi attraverso questo tipo di mezzo rispetto a dover guardare qualcuno negli occhi e dover convivere i propri sentimento od opinioni.
• L'immediatezza/istantaneità del messaggio: La prospettiva della comunicazione istantanea crea un'ulteriore pressione per compensare la presenzialità, che spesso può portare a scrivere e a rispondere velocemente, che a loro volta possono portare alla temerarietà, a cui è più difficile porre rimedio a causa delle caratteristiche intrinseche del mezzo digitale.

• La persistenza del messaggio o impronta digitale: la comunicazione digitale, oltre ad avere molteplici vantaggi, ha la particolarità di rimanere nel dispositivo elettronico, per cui i messaggi che inviamo o le conversazioni che abbiamo rimangono nel dispositivo digitale, a differenza della comunicazione tradizionale che potremmo definire più “effimera”.
• Uso di un vocabolario con specifici significati: Lingue, termini tecnici, anglicismi, linguaggio colloquiale, simboli con più di un significato, scarsa espressione sono tutti segnali comunicativi che il destinatario può interpretare in modo distorto o non capirli affatto, portando a una ulteriore distorsione del messaggio che riceviamo o che intendevamo trasmettere.

• Mancanza di chiarezza nelle istruzioni e negli obiettivi: La chiarezza delle informazioni e delle linee guida nell'ambiente digitale è di estrema importanza. Questo è ciò che permetterà al team di seguirle correttamente e di raggiungere gli obiettivi preposti.
• Nessuna conoscenza del lavoro fatto dagli altri: Molte volte non disponiamo degli strumenti adatti a questo scopo. Questa sensazione può anche essere causata dalla mancanza della presenza fisica a cui siamo abituati, dato che ora conviviamo in un ambiente in cui la presenza è virtuale.
• Mancanza di responsabilità ed autonomia: La gestione autonoma del tempo e l'autosufficienza sono essenziali per le prestazioni negli ambienti di lavoro digitali odierni e sono fattori che a loro volta influenzano il coordinamento con il resto della squadra.

• Incomprensioni all'interno delle squadre multiculturali: Un fattore da prendere in considerazione è il messaggio negli ambienti digitali multiculturali, nei quali non tutti posseggono i medesimi codici interpretativi o comportamenti comunicativi. Da qui nasce la necessità di lavorare su di un messaggio digitale efficace, assertivo e adattato al mezzo e all'ambiente digitali.
• Mancanza di feedback: il feedback nell'ambiente di lavoro digitale aiuta la fluidità e la sinergia della comunicazione ed è un mezzo essenziale per scambiare le informazioni, per mantenersi sempre aggiornati e per ricevere la conferma che le informazioni vengano ricevute, lette e comprese.
• Mancanza di un linguaggio digitale generalizzato: Il linguaggio digitale è molto recente rispetto alla storia del linguaggio tradizionale che tutti conosciamo e abbiamo imparato. Per questo nuovo linguaggio digitale non c'è ancora una base formale comune che tutti possiamo seguire ed interpretate secondo uno strandard comune, per cui ci possono esserci diverse interpretazioni.

Come abbiamo visto prima, i team di lavoro virtuali sono esposti ad una serie di difficoltà che spesso rallentano il lavoro ed impediscono di progredire adeguatamente. Per evitare che questi inconvenienti influenzino il team di lavoro, i suoi progetti ed i suoi obiettivi, è importante progettare strategie per capire come superarli.

La comunicazione assertiva nel posto di lavoro digitale è di vitale importanza per il raggiungimento degli obiettivi professionali, sia individualmente che come parte di un team,  in tutte le aree della comunicazione aziendale, dalla gestione alla comunicazione tra i dipendenti o con i clienti.

La comunicazione assertiva è una comunicazione efficace, che attraverso la coerenza, il rispetto per sé stessi e per gli altri, la comprensione, l'ascolto attivo, l'onestà e la chiarezza, fa passare il messaggio nel modo più efficace e pratico possibile. Questo tipo di abilità, indispensabile nell'ambiente di lavoro, ha un impatto positivo sul miglioramento delle prestazioni professionali, così come sul benessere personale dell'individuo.

Vediamo i passi fondamentali per una comunicazione assertiva:

• Ascoltare attivamente ed incoraggiare la partecipazione in modo bidirezionale.
• Identificare le barriere che ostacolano la comunicazione sia individualmente che nel team di lavoro.
• Abbattere le barriere identificate per migliorare la comunicazione.
• Creare strategie individuali e di gruppo per prevenire i problemi di comunicazione identificati.

Conoscendo le basi della comunicazione assertiva, vediamo ora alcuni consigli per migliorare le nostre capacità di comunicazione, nella Guida Pratica per Migliorare la Comunicazione nell'Ambiente Digitale:

- Prospettive di management:

• Umanizzare l'ambiente virtuale.
• Aprire canali di comunicazione affidabili nell'ambiente virtuale ed insegnare al tuo team come usarli a proprio vantaggio.
• Rafforzare la motivazione e la fiducia nel team di lavoro.
• Attivare la sinergia tra i membri del team.
• Migliorare l'autonomia e l'empowerment nel team.
• Educare e formare il team virtuale in modo che ognuno conosca i propri compiti e responsabilità, permettendo di migliorare la qualità del proprio lavoro.
• Utilizzare strumenti affidabili e adeguati al tuo ambiente di lavoro e al tuo team. Questo aiuterà a mantenere un maggior senso di comunità e a realizzare processi sempre più efficienti.
• Realizzare un processo di feedback per accompagnare ed arricchire il lavoro di tutti.
• Stabilire e fissare in anticipo gli orari delle riunioni e la loro durata, di modo che non ci siano intoppi nella comunicazione all'interno del team così che tutti siano preparati e disponibili a questo scopo.
• Attuare condizioni di lavoro chiare e modifiche programmate solo per il tuo team virtuale.
• Incoraggiare il lavoro attraverso eventi e riunioni virtuali.
• Organizzare attività basate su interessi comuni, per aumentare la motivazione e la comunicazione all'interno del team.
• Tenere a mente i tempi di attenzione. Il tempo di attenzione nella comunicazione è limitato, e ancora di più nell'ambiente digitale. Ecco perché in questo ambiente, essere concisi è la chiave.
• Le riunioni virtuali, proprio come quelle fisiche, devono essere veloci, efficaci, concise e operative.
• Se sei il leader di una riunione, devi assicurarti di essere un buon mediatore e dare la parola a tutti i membri del team, in modo che nessuno si senta escluso.

- Prospettiva del dipendente/team di lavoro:

• Conta sugli strumenti digitali più efficaci e appropriati per la comunicazione nel tuo ambiente di lavoro.
  • Siate curiosi, scoprite e formatevi negli strumenti che non sapete usare.
• Scegliete il canale giusto per ogni occasione. Questo migliorerà le tue interazioni digitali.
  • A volte si prenderà in considerazione l'utilizzo di un canale come la chat per messaggi più immediati, l’e-mail per comunicazioni più formali e talvolta il supporto video online per una conversazione più dettagliata, supportata dalle espressioni facciali e dal linguaggio del corpo fornito dall'immagine.
  • Evitate di usare e-mail o chat in situazioni di conflitto e optate per mezzi come il telefono o la videoconferenza che trasmettono vicinanza. Inoltre, cercate di non copiare inutilmente le persone o di usare le lettere maiuscole, se non è per dare una connotazione positiva al messaggio.
• Costruisci il tuo messaggio in modo chiaro e conciso, non dare nulla per scontato.
  • Evita le espressioni ambigue e mettiti nei panni del ricevente, adattandoti al canale di comunicazione che stai usando.
• "I migliori comunicatori sono quasi sempre i migliori ascoltatori". Ecco perché è molto importante praticare l'ascolto attivo se vogliamo trasmettere un messaggio.
  • Se il messaggio non viene compreso, la responsabilità deve ricadere sul mittente, non sul destinatario.
• Interpretare sempre i messaggi/informazioni da un punto di vista professionale.
• Abbiate cura della vostra reputazione online, cioè del vostro comportamento sui social network e sulle piattaforme online.
• Dare sempre un feedback ed essere aperti a riceverlo. Questo aiuterà a creare un feedback fluido, efficace e sicuro nella squadra, in cui tutti lavoriamo secondo i nostri punti di forza e le nostre debolezze.
• In ambienti di lavoro multiculturali, ricordate che non tutti hanno gli stessi codici. Personalizzate il vostro messaggio in modo professionale e adattatelo all'ambiente e al pubblico di destinazione.
• Unisciti alla cultura aziendale del tuo ambiente di lavoro. Sii collaborativo e apprezza il tuo team per favorire un ambiente di lavoro piacevole e incoraggiare il sostegno tra pari.
• Chiedi chiarimenti quando non capisci qualcosa. Questo aiuterà la comunicazione fluida con la tua squadra e stabilirà la stessa sinergia all'interno della tua comunità aziendale.
• Conoscere i colleghi. Nel lavoro a distanza o nello smartworking fornito dall'ambiente digitale è essenziale che i dipendenti possano conoscersi tra loro, per sentirsi integrati nella comunità e valorizzati.
• Incontrate i vostri colleghi di persona; potete svolgere qualche attività o riunione in cui potete passare un tempo piacevole insieme.
• Curate il modo in cui comunicate il messaggio o l'informazione stessa e adattatelo all'ambiente.
  • Curate l'uso della scrittura nei messaggi scritti e la dizione, il tono della voce e il linguaggio del corpo nelle interazioni video o audio.
• Cercate di ridurre il rumore nella comunicazione. Ad esempio, il rumore ambientale in una chiamata video, interruzioni costanti, interferenze, problemi tecnici, ecc.
  • Fate buon uso del microfono nelle videoconferenze. Se non avete intenzione di intervenire, disattivate il microfono per ridurre il rumore. In questo modo, quando lo accendete, si capirà che volete contribuire a qualcosa.
• Quando si realizzano le videoconferenze, è anche importante considerare:
  • Che il nostro sguardo sia diretto verso la telecamera per attirare meglio l'attenzione dei ricevitori.
  • Fate attenzione al linguaggio del corpo, come abbiamo detto, è la chiave per trasmettere il messaggio che vogliamo. Si raccomanda di scegliere un'inquadratura a mezzo busto, in cui il viso e le braccia siano visibili.
  • Scegliete uno spazio o uno sfondo che non distragga l'attenzione dei ricevitori e che trasmetta professionalità.
  • Una buona illuminazione è anche la chiave per non perdere l'attenzione degli uditori.
  • Prenditi cura della tua immagine digitale. La presenza digitale è diventata importante quanto quella faccia a faccia. Si raccomanda, per esempio, di vestirsi in modo comodo e professionale durante le videochiamate. Considera che la tua immagine sia in linea con la tua prestazione professionale, i tuoi obiettivi e l'impressione che vuoi dare.

Gli strumenti digitali sono progettati anche per aiutarvi a questi scopi. Lavorate quotidianamente sulle vostre capacità di comunicazione e vedrete miglioramenti nel lavoro di squadra, nella coordinazione e nella comprensione con le persone che vi circondano.