Curso. Trabajo en equipo a través de herramientas TIC

En este curso, aprenderás algunas de las herramientas TIC más importantes en el mundo empresarial, así como habilidades y consejos para fomentar la comunicación, colaboración, y trabajo en equipo. El smartworking es una de las claves del éxito empresarial actual, por lo que es necesario aprender las plataformas y aplicaciones más empleadas para garantizar la efectividad y productividad.

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Caso de Estudio
Trabajo en equipo a través de herramientas TIC
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Ahora que las nuevas medidas ante el COVID- 19 han impulsado pasar de la oficina al teletrabajo. Tienes que ver por dónde empezar para organizar tu equipo de trabajo y poder seguir con la actividad de la empresa. Tienes tantos frentes abiertos, que no sabes cómo controlar los proyectos, y están perdiendo el control del estado de los mismos. Por otra parte, ahora que no puedes usar la sala de reuniones, ni comunicarte con tu equipo en la oficina, tienes que pensar en alguna herramienta online para la comunicación y coordinación del equipo, ya que de otra manera resultaría una tarea imposible.

Por último, al no poder usar tu sistema de archivos antiguo de la oficina, donde tenías todas las carpetas organizadas en un archivador, tienes que pensar en una solución más práctica que te facilite un poco la tarea, y además sea un poco más ecológica y no imprimir tanto papel.

  1. ¿Que herramientas utilizarías para hacer un control de la gestión de los proyectos de tu empresa?
  2. ¿Qué herramientas utilizarías para la comunicación y coordinación del equipo?
  3. ¿Qué solución considerarías para el tema del archivo de documentos?
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  1. Para la gestión de proyectos utilizaría herramientas como pueden ser, Asana, Project.co, nTask, o Teamwork.
  2. Para la comunicación del equipo, utilizaría herramientas de comunicación y colaboración como son Skype, Zoom, o Microsoft Teams.
  3. Para este propósito utilizaría herramientas de gestión documental como pueden ser DocuWare, M-Files, o LogicalDOC.

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Comunicación efectiva en el entorno digital. Perspectiva de gestión o management
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Ahora que hace un tiempo que estáis teletrabajando, ves que tu equipo se siente algo desmotivado últimamente a razón del trabajo a distancia y la falta de contacto entre las principales razones.

A todo esto, tenéis que sacar un proyecto adelante y se lo tienes que comunicar a tu equipo, pero ves que el equipo se encuentra algo cansado; y además hay empleados nuevos que no conocen la plataforma con la que estáis trabajando.  A su vez, se presenta un conflicto entre los miembros del equipo que hay que resolver.

  1. ¿Qué medida tomarías con respecto a la desmotivación de tu equipo?
  2. ¿Qué canal utilizarías para comunicarte con tu equipo, y de qué manera lo harías?
  3. ¿Qué canal de comunicación te parecería el adecuado para la resolución del conflicto entre los miembros del equipo?
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  1. Con respecto a la motivación del equipo, incentivaría el trabajo mediante eventos y encuentros virtuales. Organizaría actividades basadas en intereses comunes, para impulsar la motivación y la comunicación dentro del equipo. También realizaría un proceso de retroalimentación para acompañar y enriquecer el trabajo de todos.
  2. Utilizaría canales de comunicación online fiables, y enseñaría al equipo cómo utilizarlos para sacarle el mayor partido. Realizaría una reunión virtual. Fijaría con antelación el horario de la reunión y la duración de la misma, y la realizaría de la manera más eficaz, rápida, escueta y operativa posible. Consideraría los períodos de atención, y recordaría ser conciso. Durante la reunión, además me aseguraría ser buen mediador, y dar la palabra a todos los miembros del equipo, y que nadie se sienta excluido.
  3. Para la resolución de conflictos evitaría utilizar el correo electrónico o el chat. Optaría por medios como el teléfono o la videoconferencia que transmiten más cercanía.

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Comunicación efectiva en el entorno digital. Perspectiva del empleado/ equipo de trabajo
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Tu jefe os ha citado en una reunión online importante para explicaros un proyecto que hay que sacar adelante. A raíz de la reunión, tienes que mandar un informe que os ha pedido a cada departamento, y a su vez, tienes que explicarle detalladamente a un compañero algunas cosas que necesitas que te envíe para poder realizar este informe.

  1. ¿Qué aspectos tendrías en cuenta con respecto a la reunión virtual para mejorar la comunicación en este tipo de circunstancia?
  2. ¿Qué canal de comunicación seleccionarías para enviar el informe que te pidieron?
  3. ¿Qué canal utilizarías para explicarle de manera muy detallada a tu compañero lo que necesitas?
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  1. En la reunión virtual tendría en cuenta aspectos como, elegir un espacio o background adecuado que no distraiga la atención de los receptores, y que transmita profesionalidad. Colaboraría en la disminución del ruido en la comunicación, haciendo un uso adecuado del micrófono, activándolo o desactivándolo con respecto a mis intervenciones. Cuidaría mi imagen digital; la dicción, el tono de la voz, el lenguaje corporal, y la dirección de la mirada. Si me es posible utilizaría un plano medio, en el que se vean la cara y los brazos. Y tendría también en cuenta contar con una iluminación adecuada.
  2. Para enviar el informe, optaría por un medio de comunicación más formal, como el email.
  3. Utilizaría una videollamada para mantener una conversación más detallada, fluida, y cercana con mi compañero de trabajo.

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Buenas Prácticas
Medidas para el desarrollo personal y profesional de Adevinta España
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Esta compañía presta una especial atención al desarrollo de las soft skills en un sentido implícito, a través de la definición de los valores de la empresa, así como a través de las actividades llevadas a cabo para el desarrollo personal y profesional de sus empleados.

Las actividades clave que destacamos son aquellas relacionadas con la formación, presencial, interna y externa; la formación online; el mentoring o tutoría interna; el coaching, interno y externo, con sesiones de soporte para el desarrollo personal y profesional del empleado; el learning by doing, basado en el aprendizaje a través de la experiencia práctica, y la asistencia a conferencias.

A falta de datos más concretos, investigamos y comprobamos que es una empresa con una valoración muy positiva por parte de sus empleados. Actualmente, gracias al refuerzo de la comunicación interna y la cercanía durante los meses de confinamiento, la compañía ha conseguido, a pesar de la distancia física, aumentar el compromiso de sus empleados en 5 puntos en los últimos meses.

Una empresa en crecimiento que actualmente es reconocida por su trabajo en el campo de los Recursos Humanos y por su innovadora y creativa metodología “PEAK”, basada en las mejores prácticas lean y ágiles, que ha transformado por complete la cultura de la empresa y pretende transformar la cultura corporativa y alinear todos los equipos de la empresa para que funcionen como un único equipo y rompan los silos.


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Zeppelean
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Zeppelean es una plataforma online que centra su actividad en la evaluación de competencias para su posterior desarrollo y retroalimentación de resultados a través de la gamificación, y el desarrollo intuitivo, ágil y atractivo de sus contenidos, para que estos sean efectivos y dinámicos, y a su vez, aumenten la motivación de los empleados en dicha formación, que se realiza de manera continua. Nos parece un gran ejemplo de herramienta que las empresas podrían implementar para este propósito.

El objetivo de esta empresa es que a través de la contratación de sus servicios se consiga la mejora de los resultados de los empleados. Esto, al mismo tiempo, repercutiría en la mejora de los resultados de la empresa, y, por tanto, esto supondría una contribución a la economía y la Sociedad.

En cuanto a los resultados obtenidos, la evidencia es la afirmación de una empresa española que a través del uso de estos servicios han podido facilitar y sintetizar el proceso de evaluación y desarrollo de las soft skills, dejando atrás métodos más antiguos e ineficaces.

A través del uso de este tipo de herramientas, la compañía puede facilitar la evaluación y el desarrollo de las competencias de los empleados, proporcionando feedback, recompensas, motivación y la implicación de los empleados en el aprendizaje continuo, haciéndoles partícipes en todo momento en el proceso, a través de juegos y la consecución de objetivos.

La iniciativa de este tipo de herramientas parece ser aún muy desconocida para muchas compañías. Una mayor concienciación y visibilidad sería beneficiosa.


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Programa de formación Essentials
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La Universidad de Navarra, a través de su departamento Career Services, dedicado a la mejora de la empleabilidad y el desarrollo profesional de los estudiantes, pone a disposición de los alumnos el recién implantado programa de formación "ESSENTIALS", que está orientado a la adquisición y desarrollo de las soft skills de los estudiantes en relación con lo que se demanda en el mercado laboral actual, a la vez que se integra la formación en las principales técnicas de reclutamiento utilizadas por las empresas.

Este programa nace de la necesidad expresada por los estudiantes en una encuesta de satisfacción llevada a cabo por esta universidad, y está teniendo mucha aceptación entre los estudiantes. ESSENTIALS está dividido en cuatro fases, que se desarrollan a lo largo de cuatro cursos académicos. En cada uno de estos niveles, los estudiantes participan en dos tipos de actividades; sesiones de formación enfocadas al desarrollo de las herramientas necesarias para la búsqueda de empleo y el sobrellevar el proceso de selección  llevado a cabo por las empresas; y las sesiones de formación enfocadas especialmente en la adquisición de las soft skills más demandadas por las empresas en la actualidad, como el autoconocimiento, la gestión de conflictos, la toma de decisiones, la capacidad de esfuerzo, la iniciativa, entre otras. Además, se realizan actividades y sesiones que se complementan con el programa Tu&Co, que proporciona asesoramiento en competencias profesionales a través del apoyo de mentores.

Cabe destacar la posición de la Universidad de Navarra en el "QS Graduate Employability Ranking 2020" durante cuatro años consecutivos, ocupando el tercer puesto de Europa en docencia, por detrás de las Universidades de Oxford y Cambridge, según el último ranking de The Times Higher Education.

La clave del éxito de este programa es que nació directamente de una necesidad expresada por los estudiantes. La iniciativa demuestra cómo esta Universidad está realmente comprometida con el desarrollo profesional y personal de sus estudiantes, animándolos así a alcanzar el éxito, al tiempo que realizan una gran contribución a la economía y a la sociedad. society.


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TEST
10 Preguntas
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Palabras Clave:

Herramientas TIC, Smartworking, Trabajo en equipo

Resultados de aprendizaje:

  • Aprender algunas de las herramientas TIC más importantes en el mundo empresarial, así como sus beneficios y características.
  • Fomentar la colaboración y trabajo en equipo a través de las herramientas TIC
  • Solventar dificultades relacionadas con la comunicación debido al teletrabajo.
  • Garantizar un buen ambiente en el equipo empresarial mediante una comunicación efectiva.

Bibliografía:

  1. https://superrhheroes.sesametime.com/mejorar-comunicacion-trabajo/
  2. https://kanbanize.com/es/recursos-de-kanban/primeros-pasos/que-es-tablero-kanban
  3. https://academiadeconsultores.com/estrategias-para-trabajar-en-equipo/
  4. https://azure.microsoft.com/es-es/overview/what-is-the-cloud/
  5. https://www.ionos.es/digitalguide/servidores/know-how/que-es-on-premises/
  6. https://www.iepp.es/comunicacion-efectiva/
  7. https://es.wikipedia.org/wiki/Colaboraci%C3%B3n
  8. https://coworkingfy.com/trabajo-en-equipo/
  9. https://www.universia.net/es/actualidad/vida-universitaria/trabajo-colaborativo-tecnologia-tu-grupo-estudio-tu-equipo-trabajo-1156969.html
  10. https://ticnegocios.camaravalencia.com/servicios/tendencias/herramientas-tic-que-mejoraran-la-colaboracion-y-la-eficiencia-de-tus-empleados/
  11. https://www.ionos.mx/digitalguide/paginas-web/desarrollo-web/las-mejores-aplicaciones-de-gestion-de-proyectos/
  12. https://www.hostinger.es/tutoriales/mejores-herramientas-de-colaboracion-en-linea
  13. https://www.ionos.es/digitalguide/correo-electronico/cuestiones-tecnicas/comparativa-de-herramientas-de-gestion-de-proyectos/
  14. https://www.ticportal.es/glosario-tic/on-premise