Kурс. Екипна работа чрез ИКТ средства

В този курс ще научите някои от най-важните ИКТ инструменти в бизнес среда, както и умения и съвети за насърчаване на комуникацията, сътрудничеството и работата в екип. Да се работи „умно“ (Smartworking) е един от ключовете към успеха на бизнеса днес, така че е необходимо да научите най-често използваните платформи и приложения, за да гарантираме ефективност и производителност.

   Звук
Свали :
КАЗУС
Екипна работа чрез ИКТ (информационни и комуникационни технологии)
Отвори

Сега, когато мерките във връзка с COVID- 19 са оказали натиск върху преминаване от работа в офис към работа дистанционно следва да прецените как да организирате работата на екипа си така че да продължите ефективно дейността на компанията. Имате задачи в толкова много направления, че се затруднявате как да контролирате и следите напредъка по различните проекти. От друга страна сега, когато не можете да използвате обичайните конферентни зали, за да контактувате с членовете на екипа в офиса, трябва да се спрете на онлайн средство за комуникация и координация. В противен случай това ще е непосилна задача.

И накрая, след като вече не можете да ползвате познатата си система за съхранение на информация (Вие досега сте използвали шкаф с папки)  трябва да помислете за по-практично решение, което не само да улесни Вашата работа, но и да е по-екологично по отношение разход на хартия и принтиране.

  1. Какви инструменти бихте използвали за контрол на управление на проектите на компанията?
  2. Какви инструменти бихте използвали за комуникация и координация в рамките на екипа?
  3. На какво решение ще се спрете с оглед на архивиране на документацията?
Виж отговорите
  1. За управление на проекти бих използвал инструменти като Asana, Project.co, nTask, Teamwork.
  2. За комуникация и координация в рамките на екипа бих използвал инструменти като  Skype, Zoom, Microsoft Teams.
  3. За целите на документно архивиране бих използвал инструменти за управление на документация като DocuWare, M-Files, LogicalDOC.

Виж още
Ефективна комуникация в дигитална среда от перспективата на служители/работен екип
Отвори

Вашият ръководител Ви е извикал на важно онлайн събрание, за да обясни проект, който следва да се придвижи. След събранието Вие, както и всички други отдели, трябва да изпратите доклад. За да направите доклада Ваш колега трябва да Ви изпрати определена информация като Вие трябва подробно да му разясните задачата.

  1. Кои аспекти ще отчетете по отношение на виртуалната среща, за да подобрите комуникацията при зададената рамка?
  2. Какъв канал на комуникация ще изберете, за да изпратите доклада изискван от Вас?
  3. Какъв канал на комуникация ще изберете, за да обясните на колегата си какво изисквате от него?
Виж отговорите
  1. При виртуалната среща ще отчета такива аспекти като избор на подходящо място/фон, които да не отвличат вниманието на участниците и да говорят за професионализъм. Ще способствам за намаляне на шума като адекватно използвам микрофона според това кога се включвам/изключвам. Ще се погрижа за дигиталния си образ като внимавам за правилна дикция, тон на гласа, език на тялото и посока на погледа. При възможност бих ползвал среден кадър, при който са видни лицето и ръцете. Ще се погрижа да има подходящо осветление.
  2. За да изпратя доклада ще използвам по-формален канал на комуникация като например е- поща.
  3. Бих използвал видеоконферентна връзка, за да имам по-близък, детайлен и плавен разговор с колегата си.

Виж още
Ефективна комуникация в дигитална среда. Управленска перспектива
Отвори

Сега, когато вече от известно време работите дистанционно, усещате, че напоследък екипът Ви е демотивиран поради факта, че се работи дистанционно като една от причините е липсата на контакт.

Освен това, за да се придвижи един от проектите следва да комуникирате с екипа си, но виждате, че екипът е поуморен. Също така им и нови служители, които не знаят как да работят с платформата, която използвате. Това съответно води до конфликти между членовете на екипа, които следва да разрешите.

  1. Какви дейности бихте предприели по отношение забелязаната демотивация в екипа си?
  2. Какъв канал за комуникация с екипа бихте използвали и как бихте подходили?
  3. Какъв канал за комуникация бихте използвали за решаване на конфликти между членовете на екипа?
Виж отговорите
  1. По отношение мотивиране на екипа бих поощрил да се работи чрез виртуални събития и срещи. Бих организирал дейности по общи интереси, за да се подобри мотивацията и комуникацията в екипа. Бих организирал също така предоставяне на обратна връзка, за да се подкрепи и обогати работата на всеки един член на екипа.
  2. За целите на комуникацията бих използвал надеждни канали за общуване като обуча членовете на екипа как да извлекат максимална полза от тях. Бих провел виртуално събрание като се посочи предварително достатъчно навреме часът и продължителността на събранието като то се организира максимално ефикасно, кратко, сбито и оперативно.  Бих отчел, че е нужно да отчитам колко време може да ангажирам ефективно вниманието на аудиторията и да съм кратък и ясен. Също така бих се постарал да съм добър медиатор и да предоставям думата на всички участници като никой не се чувства изключен от процеса.
  3. По отношение решаване на конфликти бих избягвал използването на е-поща или чат. Бих използвал средства като телефон или видеоконферентна връзка, за да има по-близък контакт.

Виж още
ДОБРИ ПРАКТИКИ
Мерки за лично и професионално развитие в Adevinta Spain
Отвори

Компанията Adevinta Spain  обръща специално внимание на развитието на меките умения както имплицитно чрез дефиниране на ценностите на компанията, така и чрез провеждане на дейности, свързани с личното и професионално развитие на служителите си.

Основните дейности, на които се акцентира, са тези свързани с обучение, както присъствено, така и онлайн, вътрешно и външно обучение; вътрешно  менторство; коучинг – както вътрешен, така и външен, с помощта на сесии за личното и професионалното развитие на служителите; учене чрез правене – както чрез практически опит, така и с участия в конференции.  При липса на по-специфични данни нашето проучване установи много положителна оценка на компанията от страна на служителите. Също така, благодарение на затварянето на офиса по време на локдаун и съответно интензифициране на вътрешната комуникация компанията е успяла да увеличи с 5 пункта ангажираността на служителите независимо от физическата дистанция.

Adevinta Spain  е една развиваща се компания, известна с работата си в областта на човешките ресурси и своята иновативна и креативна методология PEAK (positive, enthusiastic, take action, gain knowledge: да бъдеш позитивен, ентусиазиран, да предприемеш действия и да постигаш познание). Тази методология се базира на оптимизирани (lean) и гъвкави (agile) практики, които напълно са трансформирали културата на компанията като се цели трансформирането на корпоративната култура и промяна в нагласата на екипите в компанията с оглед на това да работят като единен екип, а не като отделни „партиди“.


Виж още
Обучителна програма Essentials
Отвори

Университетът на Навара чрез Центъра си за кариерно обслужване, чиято задача е да подобри професионалната пригодност на студентите с оглед на работния пазар, предлага нововъдена обучителна програма "ESSENTIALS". Целта е придобиване и развитие у студентите на меки умения в съответствие с изискванията на днешния пазар на труда като същевременно се предполага обучение отчитайки основните методи ползвани от компаниите при набиране на кадри.

Тази програма се радва на голяма популярност и е създадена вследствие заявени потребности от страна на студентите при попълване на анкета проучваща удовлетворението  им като анкетата е проведена от университета. Програмата ESSENTIALS е разделена на четири части в рамките на четири последователни академични години. Във всяко ниво студентите участват в два вида дейности: обучителни занятия целящи развитие на нужните умения при търсене на работа и съответно способстващи за успешно преминаване през различните етапи на процеса на селекция от страна на работодателя; и обучения специално развиващи тези меки умения, които се търсят най-много от работодателите, като самопознание, управление на конфликти, вземане на решения, постоянство, инициатива и др. Дейностите и обученията се допълват от програма Tu&Co, която предоставя консултации във връзка с развитие на професионални умения чрез изградена система от ментори.

Следва да се отбележи, че в продължение на четири последователни години Университетът на Навара заема трето място в Европа по отношение на обучение, непосредствено след Оксфорд и Кеймбридж в ранкирането на The Times Higher Education по отношение на пригодността на завършващите по отношение на работния пазар ("QS Graduate Employability Ranking 2020").

Ключът към успеха на програмата е в това, че тя се създава непосредствено във връзка с изразена потребност от страна на студентите. Описаната инициатива показва как университетът е действително ангажиран с професионалното и лично развитие на студентите като ги поощрява към успешно реализиране като същевременно това е принос към икономиката и обществото като цяло.


Виж още
Zeppelean
Отвори

Zeppelean е онлайн платформа с фокус върху оценка на компетенции с оглед на последващото им развитие и предоставяне на обратна връзка чрез игровизация. Развитието на съдържанието е интуитивно, гъвкаво и атрактивно, което гарантира неговата ефикасност и динамичност, което от своя страна повишава мотивацията на служителите да участват в тези обучения, които са предоставят през цялото време. Струва ни се, че разработената онлайн платформа е чудесен пример за инструмент, който компании могат да предоставят на служителите си с оглед на постигане на поставените цели по отношение развитие на компетенции.

Целта на компанията Zeppelean е чрез използване на предоставените от нея услуги да се подобрят резултатите на служителите. Това същевременно ще доведе до подобряване на резултатите на компанията, което от своя страна ще има принос за икономиката и обществото.

По отношение постигнати резултати показателно е становището на една испанска компания, че  чрез използването на тези услуги на Zeppelean са могли да обединят процесите на оценка и развитие на меки умения, като са изоставили по-стари и неефективни методи.

Чрез използване на подобни инструменти компаниите могат да улеснят процеса на оценка и развитие на компетенциите на служителите като предоставят обратна връзка, възнаграждение, мотивация и включване на служителите в продължаващо обучение, като чрез игри и постигане на конкретни цели ги включват в този процес през цялото време.

Много малко компании са запознати с такива инициативи и инструменти, и информирането им относно тези възможности би благоприятствало развитието на меките умения.


Виж още
ТЕСТ
10 ВЪПРОСИ
Отвори


Ключови думи:

ИКТ (информационни и комуникационни технологични) инструменти, „умна“ работа (Smartworking), работа в екип

Очаквани образователни резултати:

  • Да усвоите някои от най-важните ИКТ инструменти в бизнес средата, както и техните предимства и характеристики.
  • Насърчаване на сътрудничеството и работата в екип чрез ИКТ инструменти.
  • Решаване на трудности, свързани с комуникацията поради дистанционна работа.
  • Да се осигури добра атмосфера в бизнес екипа чрез постигане на ефективна комуникация.

Библиография:

  1. https://superrhheroes.sesametime.com/mejorar-comunicacion-trabajo/
  2. https://kanbanize.com/es/recursos-de-kanban/primeros-pasos/que-es-tablero-kanban
  3. https://academiadeconsultores.com/estrategias-para-trabajar-en-equipo/
  4. https://azure.microsoft.com/es-es/overview/what-is-the-cloud/
  5. https://www.ionos.es/digitalguide/servidores/know-how/que-es-on-premises/
  6. https://www.iepp.es/comunicacion-efectiva/
  7. https://es.wikipedia.org/wiki/Colaboraci%C3%B3n
  8. https://coworkingfy.com/trabajo-en-equipo/
  9. https://www.universia.net/es/actualidad/vida-universitaria/trabajo-colaborativo-tecnologia-tu-grupo-estudio-tu-equipo-trabajo-1156969.html
  10. https://ticnegocios.camaravalencia.com/servicios/tendencias/herramientas-tic-que-mejoraran-la-colaboracion-y-la-eficiencia-de-tus-empleados/
  11. https://www.ionos.mx/digitalguide/paginas-web/desarrollo-web/las-mejores-aplicaciones-de-gestion-de-proyectos/
  12. https://www.hostinger.es/tutoriales/mejores-herramientas-de-colaboracion-en-linea
  13. https://www.ionos.es/digitalguide/correo-electronico/cuestiones-tecnicas/comparativa-de-herramientas-de-gestion-de-proyectos/
  14. https://www.ticportal.es/glosario-tic/on-premise