Консултантската фирма Garden consultants S.A. още от създаването си е провеждала дейността си от офиса си, базиран в центъра на Малага. Вследствие на ситуацията свързана с пандемията, причинен от Covid-19, фирмата е принудена да затвори офисите си и да премине към дистанционна форма на работа.

Фирмата е с екип от около 10 души, начело с Рубен, главен изпълнителен директор. Всички те следва да предприемат необходимите стъпки, за да се адаптират бързо към този нов дистанционен модел на работа, и всичко онова, което той предполага.

Рубен не е с особено напреднало ниво на знание по отношение на дигиталния свят и в това отношение се чувства несигурен, тъй като досегашният модел на работа и общуване във фирмата винаги е предполагал присъствие. Съответно Рубен следва да стартира процеса и да очертае първите стъпки с оглед бързо адаптиране на фирмата към дигиталния свят и придвижване напред.

От друга страна, членовете на екипа обичайно провеждат събрание веднъж седмично в офиса, за да са информирани за напредъка по различните дейности. Следва да се обмисли и какъв вид ще приемат тези събрания в новия комуникационен вид.

Освен това, екипът работи едновременно по няколко проекта, и Рубен се притеснява да не би да загуби контрол върху посоката, в която те се придвижват. Понастоящем той си е организирал папка, в която си е отбелязал най-важните неща. При все това понякога има усещането, че тази методика не е много практична поради разхищение на хартия и мастило – не е много екологично решение.

Екипът също така поддържа редовна комуникация в офиса, тъй като всеки отдел следва да работи координирано и съответно имат няколко събрания и доста кореспонденция по електронната поща. Между колегите често възникват проблеми и напрежение вследствие на стреса и работното натоварване.

Подобно на Рубен, много от служителите не са дигитално компетентни, тъй като досега не са били в подобна ситуация, изискваща работа дистанционно.

Денис - един от служителите с известен опит в дигиталната комуникация, разговаря със своя колежка, която е доста разстроена. Причината е че при наскоро въведената дигитална комуникация в компанията един неин колега от същия отдел упорито не я разбира въпреки че всичко подробно му е обяснила по чата. Съответно и резултатите, които е получила, са далеч под очакванията и.